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          當前位置:方案 > 企事業單位解決方案

          隨著社會信息技術的飛速發展,人們對檔案管理工作提出了更高的要求。作為一個信息的重要來源,檔案信息已經成為我國企業信息化工作的一個重要組成部分及工作內容。企業檔案管理工作的信息化建設成為許多企業,也包括我們公司檔案管理人員研究的一個重要對象。

          企業信息化建設不單單是實現檔案目錄檢索,更重要的是實現紙制檔案的網上全文檢索,因此說,企業檔案信息化的建設也應該有一個宏觀的規劃和目標,充分利用現代化設備和技術,采用先進科學的管理方法,實現紙質檔案的信息化,為企業各部門查閱利用檔案資料提供一個現代化、高效率的管理平臺。

          • 企業檔案信息化建設的誤區

          在很多人眼里,檔案信息化與檔案信息化建設往往被誤讀。

          (1) 將檔案信息化建設理解為純粹的計算機檔案管理系統的建設

          許多檔案管理人員,對于檔案信息化建設的認識也不深。最典型的錯誤理解,是將檔案信息化建設等同于檔案計算機管理,即將實物檔案的管理模式(卡片檢索、實物管理)轉換成建設計算機檢索系統、電子文件管理系統。簡單地認為,檔案信息化建設就是實物檔案管理模式的計算機輔助管理。

          (2)將檔案信息化與檔案數字化混為一談

          傳統的實物檔案無論是在保管還是在提供利用上,都存在著非常大的局限性。檔案數字化可以解決這方面的問題,一是解決網上瀏覽的問題,二是解決多人同時利用同一份檔案的沖突。相對于社會公共檔案部門以及機關檔案來說,企業檔案數字化工作的內在驅動力比較強。因此,很多企業檔案數字化工作進行得比較早,主要工作是將檔案實物進行數字化處理,變成存貯在計算機上可傳輸、方便提供利用的電子矢量文件。

          但是正因為這一點,很多人、很多企業就將檔案信息化簡單地理解為檔案數字化工作。把檔案信息化建設局限在原有實物檔案數字化以及新接收的檔案對應的電子文件收集上。思想認識還處在檔案信息化建設的初級階段,沒有從根本上實現從檔案實物管理及檔案信息管理,到電子檔案管理及檔案知識管理的轉變。

          • 檔案信息化建設的目標

          根據近幾年檔案信息化發展的形勢來看,檔案管理已經擺脫了實物手工管理。絕大多數的企業,都通過各種各樣的檔案管理系統及計算機輔助管理手段實現了檔案計算機管理。很多信息化工作進行得比較早的企業,通過加強檔案信息化基礎設施建設已經實現了檔案資源的數字化、服務網絡化,有很多單位甚至實現了接收、傳遞、存儲和利用的一體化。

          各企業可根據本企業整體信息化以及檔案信息化建設的現狀,來確定本企業檔案信息化建設的目標。企業檔案信息化建設發展階段目標,按低到高分為三個層次:

          (1) 短期目標

          以檔案實物數字化為主要內容,輔助計算機編目為手段,實現檔案文件的網上瀏覽、提供利用。

          (2) 中長期目標

          在短期目標的基礎上,通過流程再造,采用電子簽名、權限管理等技術手段,結合公文辦公系統、設計系統、檔案管理系統的一體化,實現檔案信息管理。

          (3)遠期目標

          在中長期目標的基礎上,通過參與企業生產經營活動的全過程,自動收集檔案知識信息,超越傳統檔案管理的概念,將檔案管理與信息管理、知識管理結合起來,實現檔案信息知識管理。

          • 公司檔案信息化建設的原則

          (1)以檔案信息資源開發與利用為中心的原則

          檔案信息化建設,包括制度建設、流程管理、信息資源準備,特別是各種系統和軟件的開發,要圍繞提供利用來設計、來開展。如果不以方便利用為原則,系統運行最流暢,界面做得最好看,信息資源保管得最完善,都會回到傳統檔案管理重保管、輕利用的老路上去,這樣也違反了檔案信息化建設的初衷。

          當然這里說的以開發利用為中心的原則,并不是不講安全。作為企業來說,知識產權保護始終是重中之重。只要通過信息資源及人員權限的分級,完全可以解決這些問題。

          (2) 效益最大化原則

          企業進行檔案信息化建設,首先是看到了檔案信息利用中的潛在效益。因此,檔案信息化建設,特別在建設的側重點、信息資源的準備、提供利用方面,哪些系統先上、哪些問題要先解決,甚至包括不同信息資源數字化的先后,都應遵循效益最大化的原則。比如系統建設上,是文書檔案先上還是科技檔案先上。再比如,科技檔案掃描項目的選擇上,就應該選擇不同類型的典型項目或實物檔案提供利用比較頻繁的項目。

          (3)標準、編碼先行的原則

          檔案信息化建設是企業信息化建設工作的一部分,包括職能域的劃分、主題數據庫的確立、統一編碼的協調,都需要在公司統一IT規劃的指導下進行。企業人力資源系統、設計管理系統、項目管理系統、設計管理平臺、檔案信息化平臺,都需要統籌規劃,確認工作流程,劃分各自的職能域和主題數據庫。

          (4)階段性建設,逐步實施的原則。

          要實現科技檔案信息化的目標,即使具備了諸多有利條件,但是也不可能在短時間之內實現,制度改革、流程再造,系統論證、運行、評價,信息資源準備,都需要分階段,逐步實施。

          • 檔案信息化建設的主要內容

          不同企業檔案信息化工作起步有早有晚,信息化程度有高有低,信息化建設內容與側重點也不一樣。

          1.檔案的數字化

          很多企業在長期的經濟建設中積累下來了大量的檔案,包括科技檔案、文書檔案、人事檔案、專利檔案等,這些檔案在公司生產經營工作中有著很高的參考價值??砂葱б孀畲蠡瓌t,對相應的檔案進行優先排序,效益最大的優先數字化。

          1) 科技檔案

          中冶南方的科技檔案主要是圖紙檔案,主要利用價值在于它的參考價值,從這個利用目的出發,對于那些參考價值大、重復利用率高的圖紙檔案,進行優先數字化處理。

          因此優先順序可參考為:典型項目圖紙-設備類圖紙-借閱利用率高的圖紙-其它科技檔案。利用5-8年左右的時間,完成歷史遺留檔案的掃描工作。

          2) 專利檔案

          專利檔案目前還不是很多,建議可優先實現,與公司專利管理系統結合起來,實現專利檔案的全部數字化。

          3) 文書檔案

          文書檔案數字化優先順序參考為:典型項目全部合同-商務合同-獲獎證書文件-其它文書檔案

          4) 人事檔案

          人事檔案數字化優先順序可參考時間年代及利用率來具體確定:近年的人事檔案-個人相關證件-其它

          5) 其它檔案

          2.知識庫的建立與利用

          傳統檔案管理只關注最終實物檔案,檔案信息化初級階段重視檔案數字化,檔案信息化的深入發展不僅要關注檔案本身所包含的信息,還應該探究這些檔案信息的來源、產生性質、產生過程,檔案信息之間的聯系,甚至還應該關注信息的生產者、時間、地點。不僅要重視檔案本身反映的信息知識,還應該就檔案信息所包含的關于檔案產生組織、檔案作者的隱性知識進行收集、歸納、提取。通過分析、研究、積累以及系統的自我學習,形成一個完善的檔案知識庫。

          • 電子檔案資料存儲的安全性

          檔案的信息化建設極大的方便了查閱,不僅提高了管理部門的工作效率和技術水平而且可以有效的為科技人員提供科研服務,可以為領導層的決策提供有力的依據,檔案資料是無形的資產,檔案信息化管理后,要加強數據庫管理,把檔案的管理部門從檔案的保管部門變為企業內部信息的信息中心,這樣電子檔案資料存儲的安全性就尤為重要了,它也是檔案信息化建設的關鍵,因此企業的電子檔案備份方案要提供強有力的可靠保障。

          目前,雖然服務器的容錯技術極大的降低了企業各種業務在各種不可預料災難發生時的損失,但是理想的備份系統應該是全方位、多層次的管理,系統管理員利用集中式管理工具對全網的備份策略進行統一管理,備份服務器可以監控所有機器的備份作業,也可以修改備份策略,瀏覽所有的目錄,所有的數據可以備份到同備份服務器或與應用服務器相連的任何一臺磁帶庫內,保證數據存儲的安全可靠。

          • 數據的原件真實性

          檔案的信息化建設,實現全文檢索,是將紙質檔案和照片等資料進機,主要通過掃描儀的掃描和數碼相機拍攝將檔案信息輸入計算機,同時采用一些圖形圖像軟件進行處理加工,在輸入處理的過程中要注意保持紙質檔案的原貌和文件尺寸的大小,使檔案原件最終以圖形文件的形式保存,以保證原件的真實、有效性。

          • 檔案信息的高效性

          利用網頁技術和數據庫技術為用戶高效利用電子檔案打下了良好的基礎。檔案查詢網站要使用統一、友好的瀏覽界面和操作方法,方便用戶的瀏覽操作,同時要采用模糊查詢技術,為用戶提供多種快速查詢方法,能夠使用戶在較短的時間內找到所需的檔案資料。 檔案管理的信息化,使檔案信息成為企業的無形資產,為企業的領導決策提供大量的依據,為科研人員進行學術研究提供參考,同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發,提高了工作效率。

          檔案管理實現信息化后,檔案的查借閱采用計算機管理,操作方便,同時自動產生催還記錄,對過期不還的借閱者進行有效的催還,減少了檔案人員的催還檔案的諸多麻煩和不便。

          • 檔案信息化人才隊伍的建設

          檔案信息化建設除了需要大量的技術支持以外,關鍵的問題在于要加強人才隊伍建設。企業要做好檔案信息化建設工作一是要加大檔案信息化宣傳教育力度,在全公司各級各類檔案部門普及檔案信息化知識。二是在公司檔案系統的檔案人員都要接受計算機專業知識培訓。三是對檔案專業技術人員實施繼續教育,把信息化及其相關知識作為每年進修的內容,努力提高全公司檔案工作者的檔案科技意識和科研水平。四是加強檔案信息化建設專門人才的培養,掌握先進的現代化知識和技能,為企業檔案信息化建設提供人才支撐和技術保障。 總之,企業檔案實現信息化、數字化、網絡化是時代發展的大方向,只有實現企業檔案工作的信息化,才能和企業的發展相協調,才能適應不斷變化的外部環境的需要,為企業提高市場競爭力,實現可持續發展做出更大的貢獻。

           

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