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          檔案數字化是一個系統工程,無論從檔案的浩瀚數量還是從利用需求

            檔案數字化是一個系統工程,無論從檔案的浩瀚數量還是從利用需求

            檔案數字化是一項系統工程,無論是從檔案數量的龐大,還是利用需求、成本核算的角度,都不可能一蹴而就。分級優先原則要求從需求牽引和成本效益原則出發,對數字化工作進行優化,優選數字化對象,根據需要,區分輕重緩急,分階段、分批次地進行總體戰略規劃,全面落實《全國檔案信息化建設規劃綱要》中的各項指示精神:檔案數字化建設要“以實際需要為前提,分階段、分步驟地進行”。

            第一,必須明確分級優先的雙重含義。品鑒過程中的層次優先包含兩個含義,兩個工作內容:

            首先要明確哪些檔案是數字化的對象??梢员环Q為第一層或第一層,也可以被稱為鑒別分層,從鑒定工作內容的角度來說。

            第二,在已確定的范疇內確定優先實施數字化的對象;從工作內容的角度來看,也可以稱之為優選分層,即二次分層。

            應明確分級優先的依據;對于分層識別(區分哪些檔案值得數字化),通?;谝韵聝蓚€主要標準:

            區分檔案的利用情況,優先選用利用頻繁的檔案。其中,檔案數字化最重要也是較直接的測量手段,即檔案的驅動和牽引作用。一般而言,基于對檔案利用情況的調查和評估,一般優先考慮利用高的檔案,將其歸入數字化的范圍,而不是歸入利用低的檔案。必須指出,數字化的對象不僅包括歷史檔案,而且還包括沒有電子版本的高利用率的現有文件。

           區分檔案價值,優選珍貴檔案;也就是說:從保存原件的角度,對檔案進行篩選,重點是具有特殊珍藏價值或年代久遠、保管條件差、特別瀕危、利用價值顯著的珍貴檔案。有些學者認為,應以數字化為契機,重新鑒定現有檔案,剔除已過期、無保存價值的檔案,減少重復歸檔,優選急需保護的原始資料,特別是孤本。

          對于優選層次(決定哪些檔案優先數字化),筆者認為應把握以下“五個優先”。

           感謝大家耐心看完檔案數字化小編分享的文章,如果有需要了解更多檔案數字化和電子檔案管理系統的相關知識,歡迎聯系我們,東方明德24小時竭誠為您服務!


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